ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Общий отдел администрации города Шахтерска (далее – Отдел) является структурным подразделением администрации города Шахтерска (далее – Администрация).
Отдел создается распоряжением главы Администрации.
Положение об Отделе утверждается главой Администрации и согласовывается Администрацией Главы Донецкой Народной Республики.
Отдел подотчетен и подконтролен главе Администрации, подчиняется непосредственно управляющему делами Администрации в соответствии с распределением функциональных обязанностей между руководством Администрации.
Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Донецкой Народной Республики, законами Донецкой Народной Республики, указами и распоряжениями Главы Донецкой Народной Республики, постановлениями Совета Министров Донецкой Народной Республики, иными нормативными правовыми актами республиканских органов исполнительной власти, Положением об Администрации, распоряжениями и приказами главы Администрации и настоящим Положением.
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
Обеспечение четкой организации ведения делопроизводства в Администрации.
Установление в Администрации единого порядка документооборота управленческой информации, и работы с документами, применение современных автоматизированных систем.
Осуществление мониторинга по вопросам рациональной постановки делопроизводства, учету и хранению дел в Администрации.
Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата Администрации.
Организационная и документационная подготовка аппаратных совещаний с руководителями предприятий, организаций и учреждений города, главами поселковых администраций, представителями органов самоорганизации населения под руководством главы администрации.
Проведение семинаров по вопросам делопроизводства со структурными подразделениями Администрации.
Организация заседания Экспертной комиссии Администрации, участие в заседании Экспертной комиссии архивного отдела Администрации по проведению экспертизы ценности документов.
Составление сводной номенклатуры дел Администрации, Описи дел постоянного хранения, Описи дел по личному составу, Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Оформление, регистрация учет и хранение распоряжений главы Администрации, рассылка копий.
Формирование документов в дела, организация их использования, сохранности и передачи в архивный отдел Администрации.
Осуществление материально-технического обеспечения выборов, референдумов.
Хозяйственно-техническое обслуживание Администрации
