Архивный отдел Администрации Шахтерского муниципального округа ДНР

Основными задачами архивного отдела являются:

• организация архивного дела на территории муниципального образования Шахтерский муниципальный округ Донецкой Народной Республики (далее - Шахтерский муниципальный округ);
• осуществление деятельности в области архивного дела на территории Шахтерского муниципального округа согласно полномочиям по решению вопросов местного значения;
• обеспечение сохранности и государственного учета документов архивного фонда Донецкой Народной Республики, как составной части Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в муниципальном архиве;
• комплектование муниципального архива документами, относящимися к архивному фонду Российской Федерации, Шахтерского муниципального округа и другими архивными документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для Шахтерского муниципального округа, в соответствии с действующим законодательством;
• учет и использование архивных документов и архивных фондов на носителях любого вида:

- органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений Шахтерского муниципального округа;

- являющихся собственностью Донецкой Народной Республики,  хранящихся в архивном отделе и поступивших в архивный отдел от государственных территориальных органов, государственных организаций в рамках осуществления Администрацией отдельных государственных полномочий Донецкой Народной Республики в сфере архивного дела;

- юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность,  в том числе  архивных документов личного происхождения;

- документов по личному составу ликвидированных организаций, расположенных  на территории Шахтерского муниципального округа.

• обеспечение реализации прав граждан и юридических лиц на получение архивной информации.
• управление в сфере делопроизводства и архивного дела на территории Шахтерского муниципального округа, в формах и порядке, определяемых законами и принятыми нормативными правовыми актами.
• содействие юридическим лицам и организациям на территории Шахтерского муниципального округа в вопросах обеспечения сохранности, комплектования, ведения учета, использования архивных документов, формирования и оформления дел, а так же передачи на архивное хранение документов Архивного фонда Донецкой Народной Республики.

Функции отдела:

1. Для реализации возложенных на него задач Отдел, в пределах полномочий, предусмотренных Уставом, Положением об Администрации и настоящим Положением, на подведомственной территории выполняет следующие функции:
2. Принятие участия в разработке проекта Федеральных, Республиканских, муниципальных Программ по развитию архивного дела, организация и координация выполнения мероприятий программ по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
3. Подготовка проектов муниципальных программ по развитию архивного дела Отдела, муниципальных правовых актов по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, организация и координация выполнения мероприятий муниципальных программ и осуществление контроля за их исполнением;
4. Организационное и документационное обеспечение работы коллегиальных органов, оформление протоколов заседаний и осуществление контроля за выполнением протокольных поручений;
5. Организационная и документационная подготовка совещаний с участием Главы округа, заместителя главы Администрации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, оформление протоколов и осуществление контроля за выполнением протокольных поручений;
6. Подготовка проектов муниципальных правовых актов по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
7. Рассмотрение, по поручению Главы округа, заместителя главы Администрации, обращений граждан, служебных писем и иных документов по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, поступивших в Администрацию, и подготовка проектов ответов на них;
8. Подготовка справочных, информационно-аналитических материалов, статистических данных по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, для предоставления Главе округа, заместителю главы Администрации, в орган исполнительной власти Донецкой Народной Республики, осуществляющий в пределах своей компетенции государственное управление и реализацию государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства (далее – ОИВ), отчетных форм – в установленном порядке;
9. Подготовка информации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, для размещения на официальном сайте муниципального образования Шахтерский муниципальный округ Донецкой Народной Республики, в телекоммуникационной сети общего пользования, средствах массовой информации;
10. Ведение систематизации нормативных правовых актов, относящихся к компетенции Отдела;
11. Работа в системе электронного документооборота по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
12. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов (противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического) и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их утрату,  обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии;
13. Проводит проверки наличия и состояния архивных документов с целью установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих, выявления недостатков в учёте архивных документов, выявления документов, требующих переплета, консервационно-профилактической обработки и реставрации;
14. Осуществляет учёт архивных документов, обеспечивающий  организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов;
15. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, поступивших в неупорядоченном виде, а также документов временного хранения, в том числе документов по личному составу, хранящихся в Отделе, и представляет в ОИВ описи дел постоянного хранения и по личному составу,  отобранные в результате экспертизы ценности; 
16. Проводит экспертизу ценности архивных документов для  решения вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Донецкой Народной Республики, иных муниципальных образований;
17. Составляет списки  источников комплектования АФ, представляет их на согласование в ОИВ и утверждение Главе округа. Систематически проводит  работу по уточнению списков источников комплектования;
18. Проводит совместно с собственниками экспертизу ценности  документов,  образующихся в процессе их  деятельности;
19. Осуществляет в установленном порядке учёт документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования АФ;
20. Оказывает методическую помощь Администрации и ее структурным подразделениям, муниципальным организациям по вопросам:
21. - организации делопроизводства и формирования дел;
22. - экспертизы ценности и отбора документов в состав АФ, а также подготовки их к передаче на постоянное хранение;
23. - упорядочения документов постоянного, временного хранения (свыше 10 лет)  хранения и по личному составу;
24. - учета документов АФ, до передачи в Отдел;
25. Проводит  проверки обеспечения сохранности архивных документов в организациях - источниках комплектования АФ;
26. Консультирует организации других форм собственности по  вопросам обеспечения сохранности документов;
27. Организует прием на постоянное хранение в Отдел документов постоянного хранения организаций - источников комплектования АФ;
28. Документы по личному составу  ликвидированных организаций     поступают на хранение в Отдел в установленном законодательством  порядке;
29. Документы, относящиеся к частной собственности, поступают на хранение в Отдел в порядке предусмотренном действующим законодательством;
30. Бесхозяйные документы поступают в Отдел в соответствии с действующим законодательством;
31. Предоставляет муниципальные услуги на основе архивных документов, готовит и  выдает в установленном порядке архивные справки, архивные выписки, архивные  копии;
32. Разрабатывает, исполняет административные регламенты по предоставлению муниципальных услуг. Своевременно вносит в них изменения в соответствии с действующим законодательством;
33. Рассматривает  обращения, предложения граждан;
34. Изготавливает копии архивных документов по запросам пользователей;
35. Представляет  архивные документы в средствах массовой информации (осуществляет подготовку статей, радио-, телепередач);
36. Организует проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий по архиву, презентаций, дней открытых дверей, уроков для студентов и школьников и т.д.) с использованием архивных документов;
37. Проводит экспонирование архивных документов на выставках, в том числе в сети Интернет;
38. Отдел осуществляет иные функции, необходимые для реализации возложенных на него задач, выполняет поручения Главы округа, заместителя главы Администрации, относящиеся к сфере деятельности Отдела, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Донецкой Народной Республики, Уставом, Положением об Администрации и настоящим Положением.

Перечень законов и иных нормативных правовых актов, определяющих полномочия на выполнение определенных задач и осуществление функций:

• Конституция Российской Федерации;
• Федеральный закон  от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями);
• Приказ Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (с изменениями и дополнениями);
• Иные Федеральные конституционные законы, в том числе федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации;
• Конституция Донецкой Народной Республики;
• Закон от 04.02.2024 № 51-РЗ «Об Архивном деле в Донецкой Народной Республике» (с изменениями и дополнениями);
• Закон от 08.10.2024 № 109-РЗ «О наделении органов местного самоуправления в Донецкой Народной Республике отдельными государственными полномочиями Донецкой Народной Республики в сфере архивного дела»; 
• Законы и иные нормативные правовые акты Донецкой Народной Республики;
• Муниципальные правовые акты муниципального образования Шахтерский муниципальный округ Донецкой Народной Республики;
• Устав муниципального образования Шахтерский муниципальный округ Донецкой Народной Республики, принятый решением Шахтерского муниципального совета Донецкой Народной Республики от 25.10.2023 № 21 (с изменениями);
• Положение об Администрации Шахтерского муниципального округа Донецкой Народной Республики, утвержденное решением Шахтерского муниципального совета Донецкой Народной Республики от 03.12.2024 № I-39/220;
• Положение об Отделе.